ビジネスパーソンに欠かせない「エクセル」。誰もが使うソフトですが、操作方法は無手勝流という人が意外に多いようです。しかし、それでは仕事の時短は進められません。この連載では10分、20分かけている作業を、一瞬で終わらせるワザを紹介します。今回は、時間のかかる面倒な入力作業を、入力候補のリスト化により手軽に済ませる方法です。

 事務作業で、決まったデータを何度も繰り返し入力しなければならないケースがあります。都道府県名や会社の部署名、製品名など、いちいち手入力していては手間がかかる上、入力ミスも起こりやすくなります。スタッフに任せた入力作業がミスだらけで、天を仰いだ経験がある人も少なくないでしょう。

 そこで、ぜひ利用したい機能が、リストで一覧表示された項目を選ぶだけでデータを素早く入力できる「ドロップダウンリスト」。手で入力する必要がなくなるため、時短できるのはもちろん、他人に作業を依頼したときにミスが減らせるので安心です。

あらかじめ設定したリストから、項目を選んで入力できるようにしておけば、ミスも手間も減らせる
あらかじめ設定したリストから、項目を選んで入力できるようにしておけば、ミスも手間も減らせる

「データの入力規則」なら手入力する必要なし!

 既に活用している人も多いかもしれませんが、使い方の基礎からおさらいしておきましょう。リストから項目を選ぶだけで入力できるようにするには、「データの入力規則」を使います。下図の要領で設定してください。一番単純なのは「元の値」欄に、リストに入れて表示したい項目名を「,」(半角カンマ)で区切って並べる方法です。

ドロップダウンリストを適用したい範囲を選択(1)。「データ」タブを開き「データの入力規則」ボタンをクリックする(2)
ドロップダウンリストを適用したい範囲を選択(1)。「データ」タブを開き「データの入力規則」ボタンをクリックする(2)
開いた画面の「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ(1)。「元の値」欄にリスト化したい項目名を「,」(半角カンマ)で区切って入力して(2)、「OK」ボタンを押せば完了だ
開いた画面の「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ(1)。「元の値」欄にリスト化したい項目名を「,」(半角カンマ)で区切って入力して(2)、「OK」ボタンを押せば完了だ

 しかし、項目が多い場合は、あらかじめ項目を別表で作成しておくと便利です。データの入力規則の画面で、項目名の代わりにセルの範囲を指定すれば完成です。

先ほどと同様に「リスト」を選び(1)、「元の値」欄右端の「↑」ボタンを押して(2)、エクセルシートのセル範囲を指定すればいい(3)
先ほどと同様に「リスト」を選び(1)、「元の値」欄右端の「↑」ボタンを押して(2)、エクセルシートのセル範囲を指定すればいい(3)