ビジネスパーソンに欠かせない「エクセル」。誰もが使うソフトですが、操作方法は無手勝流という人が意外に多いようです。しかし、それでは仕事の時短は進められません。この連載では10分、20分かけている作業を、一瞬で終わらせるワザを紹介します。今回は、時間のかかる面倒な入力作業を、入力候補のリスト化により手軽に済ませる方法です。
事務作業で、決まったデータを何度も繰り返し入力しなければならないケースがあります。都道府県名や会社の部署名、製品名など、いちいち手入力していては手間がかかる上、入力ミスも起こりやすくなります。スタッフに任せた入力作業がミスだらけで、天を仰いだ経験がある人も少なくないでしょう。
そこで、ぜひ利用したい機能が、リストで一覧表示された項目を選ぶだけでデータを素早く入力できる「ドロップダウンリスト」。手で入力する必要がなくなるため、時短できるのはもちろん、他人に作業を依頼したときにミスが減らせるので安心です。
「データの入力規則」なら手入力する必要なし!
既に活用している人も多いかもしれませんが、使い方の基礎からおさらいしておきましょう。リストから項目を選ぶだけで入力できるようにするには、「データの入力規則」を使います。下図の要領で設定してください。一番単純なのは「元の値」欄に、リストに入れて表示したい項目名を「,」(半角カンマ)で区切って並べる方法です。
しかし、項目が多い場合は、あらかじめ項目を別表で作成しておくと便利です。データの入力規則の画面で、項目名の代わりにセルの範囲を指定すれば完成です。