残念な文字切れを解消する

 エクセルの表を印刷したら、途中で文字が切れてしまったミスは誰しも経験があるはず。これを防ぐには、セルの幅を十分に確保しておくことです。セルの境目をダブルクリックすると、セル内の文字がすべて収まるよう、自動的にセル幅が調整されます。

セルの境目でダブルクリックすると(1)、文字列の幅に合わせて自動調整される(2)
セルの境目でダブルクリックすると(1)、文字列の幅に合わせて自動調整される(2)

 ところが、ここに落とし穴があります。画面上ではすべての文字がきちんと表示されていて、印刷プレビューでも問題ないのに、いざ印刷すると文字が一部切れてしまうことがあります。これは、印刷時の再現性よりも画面表示のスピードを優先するエクセルの仕様によるもので、完全には避けられない問題なのです。

 そこで、究極の解決策をお教えしましょう。印刷する前には、いったんPDFで出力するのです。問題がないか確認してから印刷してください。一見手間がかかるように思えますが、紙に印刷する前に出力結果をPDFファイルで確認できるので、結果的に印刷の無駄を省けます。印刷前のPDF化。覚えておいてください。

印刷画面の「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選ぶと、PDFファイルとして出力できる
印刷画面の「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選ぶと、PDFファイルとして出力できる

文/岡本ゆかり 写真/PIXTA