ビジネスパーソンに欠かせない「エクセル」。誰もが使うソフトですが、操作方法は無手勝流という人が意外に多いようです。しかし、それでは仕事の時短は進められません。この連載では10分、20分かけている作業を、一瞬で終わらせる技を紹介します。今回は、シートを思い通りに印刷できず、何度もやり直すようなロスタイムを避けるための、目からウロコのテクニックを紹介します。

エクセルシートの印刷で絶対に失敗しない秘策あり!

 ビジネスシーンではペーパーレス化が進んでいるとはいえ、いまだにエクセルの表やグラフといった資料を印刷する機会は多いでしょう。しかし、何も考えずに「印刷」ボタンを押すと、1つの表が複数ページに分かれたり、文字が途中で切れていたりといった、印刷ミスが多発します。大勢の人が集まる会議で配る資料の場合、何十枚も印刷し直す羽目になることもあり、手間も経費もかかってしまいます。

 エクセルで作った文書を印刷する際には、必ず事前に「印刷プレビュー」画面で確認するのが鉄則といわれています。皆さん使いこなせていますか。用紙のサイズや向き、縮尺などを変更できるので、それだけでも、ある程度の印刷ミスは避けられます。

「ファイル」メニューを開いて「印刷」を選ぶと(1)、印刷プレビューが現れる(2)。画面中央に表示されている機能から、印刷部数のほか、用紙の方向、用紙サイズなどを指定する(3)
「ファイル」メニューを開いて「印刷」を選ぶと(1)、印刷プレビューが現れる(2)。画面中央に表示されている機能から、印刷部数のほか、用紙の方向、用紙サイズなどを指定する(3)

 コスト削減のためモノクロ印刷を推奨されている企業も多いでしょう。エクセルのグラフをプリンターでモノクロ印刷する場合は、「白黒印刷」をオンにしましょう。というのも、エクセルでつくったグラフは、項目別に色分けされますが、モノクロだと違いが分からなくなるためです。白黒印刷をオンにしてから印刷すると、パターンで塗りつぶされた状態になるので、差がはっきりと分かります。

 モノクロで印刷する場合は、印刷画面の下にある「ページ設定」をクリックし、「シート」(グラフの場合は「グラフ」)タブで「白黒印刷」にチェックを入れればOKです。

エクセルで「白黒印刷」に設定すると、図右のように元ファイルがカラーでも差がはっきり分かるパターンで印刷される
エクセルで「白黒印刷」に設定すると、図右のように元ファイルがカラーでも差がはっきり分かるパターンで印刷される
印刷画面の下にある「ページ設定」をクリックし、開く画面の「グラフ」タブで「白黒印刷」にチェックを入れれば設定は完了
印刷画面の下にある「ページ設定」をクリックし、開く画面の「グラフ」タブで「白黒印刷」にチェックを入れれば設定は完了