ビジネスパーソンに欠かせない「エクセル」。誰もが使うソフトですが、操作方法は無手勝流という人が意外に多いようです。しかし、それでは仕事の時短は進められません。この連載では10分、20分かけている作業を、一瞬で終わらせる技を紹介します。今回は、データ入力を早く済ませる方法です。
エクセルでは、数字や文字を大量に入力しなければならないことがよくありますよね。データ入力のスピードと精度を上げれば、仕事は確実に早く終わります。そこで、あまり知られていないデータ入力方法を見ていきましょう。
連番の入力は「ダブルクリック」が一番早い
エクセルの表作成で、「1、2、3……」「3月1日、3月2日……」と連続データを入力するとき、皆さんはどうしていますか。1件ずつ手入力するのは問題外。ほとんどの人はマウスのドラッグ操作でデータをコピーして、入力しているのではないでしょうか。例えば「1」と入力したセルの右下にマウスポインターを合わせたときに表示される「+」マーク(フィルハンドル)を下方向にドラッグすると、「1」がコピーされ、開くメニューから「連続データ」を選ぶと「1、2、3……」と連番になります。
しかし、この方法が最適とはいえません。「Ctrl」キーを押しながらドラッグすれば、そのまま連続データを入力できるので、ひと手間減らせます。
ただし、さらに楽な方法があります。ドラッグだと、画面に表示しきれない大きい表だと操作しづらいですし、正確に動かせず範囲をはみ出してしまうこともあります。そこで、お勧めするのが「ダブルクリック」です。
「1」「2」と2つのセルに入力して選択。そして2つのセルの右下にマウスポインターを合わせたときに表示される「+」マークをダブルクリックすると、A12セルまで連番が一気に入力されます。別の列にすでにデータが入力されている表なら、ダブルクリックが圧倒的に楽かつ正確に入力できるのです。