データを集計したり、表やグラフを作成したり…エクセルは、ビジネスパーソンには欠かせないスキルです。ARIA読者には身近なソフトの1つでしょう。ただし、我流の操作方法で、時間を浪費している人は多いはず。一瞬で終わる作業に10分も20分もかけていませんか。この連載では、意外と知られていない、作業効率を大幅に上げるエクセル時短技を紹介します。第1回は、人から受け取った駄目なエクセルシートを瞬時に整える方法です。
表に入った余計な「改行」を一気に消す
部下に表の文字入力を頼んだところ、出来上がったシートには、不要な改行がたくさん入っていたり、半角と全角の数字が混在していたりして、絶句したことはないでしょうか。これを1つずつ直すのは、気が遠くなる作業ですが、実は瞬時に直す方法があります。
まずは、不要な改行の消し方から見ていきましょう。例えばウェブサイトのデータを、そのままコピーしてエクセルのシートに貼り付けると、改行や空白がたくさん入ってしまうことがあります。これでは、とても見栄えが悪い。
そこで、エクセルの「検索と置換」機能で削除します。この方法、不要な空白を消すときに使っている人もいるでしょう。その場合は、「検索する文字列」欄に半角または全角スペースを入力して、「置換後の文字列」欄には何も入力せず「すべて置換」を押せばOKですが、「改行」の消し方は、知らない人が多いのではないでしょうか。
下図の要領で「検索と置換」を開いたら、「検索する文字列」欄をクリックし、「Ctrl」キーを押したまま「J」キーを押します。見た目には何も入力されませんが、これで改行を検索対象にしたことになります。「置換後の文字列」欄には何も入力しません。「すべて置換」を押すと、一気に改行を取り除けます。